CHARTE DE GOUVERNANCE GROUPE

La Charte de Sonepar a pour but :

• d’affirmer des valeurs et une philosophie d’entreprise dont l’esprit guide le fonctionnement du groupe et inspire le comportement de ses acteurs, au-delà des règles et principes de gouvernance énoncés ci-après ;

• de décrire et de mettre en application des références communes au sein de l’organisation décentralisée de Sonepar en respectant

le principe de subsidiarité : des responsabilités claires et établies à chaque niveau sans

lacune ni redondance.

Cette Charte comporte deux Chapitres de Gouvernance, l’un de gouvernance dite « corporate », l’autre de gouvernance opérationnelle, dont l’esprit est guidé par les Valeurs et Philosophie du Groupe présentés en introduction.

Les valeurs de SONEPAR et sa philosophie

Depuis qu’en 1969, les familles Coisne& Lambert ont confié à Henri Coisne la conduite d’un développement dans

la distribution de matériels électriques, Sonepar est devenu un groupe de dimension mondiale, leader de son secteur, en quête permanente de croissance et de progrès. Il est resté sous le contrôle des familles grâce à la poursuite de leur entente et de celle de leur descendance, à la pérennité de leur engagement durable et à leur volonté affirmée d’un avenir commun avec Sonepar autour d’une ambition partagée : être « La Référence ».



Les actionnaires familiaux sont regroupés dans le Holding familial COLAM Entreprendre, dont le Président membre de la famille est également celui de Sonepar. Le Holding familial COLAM Entreprendre met en oeuvre une politique de dividende raisonnable qui assure l’équilibre entre le développement de l’entreprise et la rémunération de l’actionnaire par les dividendes. Il définit les règles de sécurité qui encadrent la politique d’endettement. Il fixe le respect de ratios et des objectifs de performance exigeants. Il veille à ce que soit mise en oeuvre une politique de prise de risques calculée pour garantir la pérennité du Groupe.

Les actionnaires familiaux entretiennent le lien qui les unit au Groupe de multiples façons.

Ils partagent la volonté de donner accès au capital aux équipes dirigeantes pour les associer à la valeur qu’elles contribuent à créer par la prise de risque en commun.

Les actionnaires salariés sont regroupés dans Sonepack, holding créé après Sonedis pour développer l’actionnariat salarié.

Ensemble, les actionnaires familiaux et salariés détiennent pour l’essentiel, via leurs holdings respectifs, le capital du Groupe pour le faire prospérer dans la durée et en partager les fruits. Convaincu que pour faire vivre ses valeurs, l’attitude de ses équipes est essentielle, Sonepar attend donc de ses dirigeants dans l’exercice de leur mission qu’ils :

• agissent et se comportent avec autrui comme ils aimeraient être traités ;

• évitent tout acte ou décision qu’ils ne pourraient assumer en public ;

• fassent la promotion de l’intégrité, entretiennent la motivation et récompensent la loyauté, l’efficacité, l’esprit d’initiative et l’esprit de

service ;

• développent le sens du respect mutuel entre eux et l’entreprise.

En outre, Sonepar prône des principes de fonctionnement dont elle attend qu’ils soient mis en oeuvre par tous les acteurs de la gouvernance :

• donner leur confiance tout en contrôlant ;

• partager l’idée que la responsabilité en matière de sécurité et de contrôle est l’affaire de tous. Ainsi, en cas de doute, ils demandent et vérifient avant d’agir ;

• comprendre que l’information est une source d’opportunités ou de risques pour le Groupe et qu’elle doit donc être partagée à bon escient et

protégée ;

• s’interdire, à tout niveau et quel que soit sa fonction, d’utiliser son titre ou celle-ci pour s’assurer pour lui même ou pour un tiers, un avantage quelconque, pécuniaire ou non, et faire part de toute situation de conflit d’intérêts, même potentielle, avec le Groupe.

Conformité et intégrité

La conformité aux normes légales et réglementaires est un défi que nous relevons dans les 48 pays où nous sommes présents. Mais au-delà des différentes règlementations, l’intégrité est l’une des priorités au quotidien des collaborateurs du Groupe.

Tous engagés, tous conformes !

Nous aspirons à être aussi « La Référence » en termes de conformité et d’intégrité.Sonepar s’engage à respecter les standards éthiques, sociaux et environnementaux les plus stricts, et s’emploie à agir en groupe citoyen responsable partout où il est implanté.

Le 4 juillet 2019, en vertu d’une décision rendue par la commission des sanctions de l’Agence Française Anticorruption (AFA), Sonepar est devenu le premier groupe français à être officiellement déclaré conforme en tous points aux exigences de la loi Sapin II relative à la lutte contre la corruption. Nous avons, en effet, mis en œuvre l’ensemble des huit mesures et procédures requises : code de conduite, dispositif d’alerte, cartographie des risques, procédures d’évaluation des tiers, procédures de contrôles comptables, dispositif de formation, régime disciplinaire, dispositif de contrôle et d’évaluation interne des mesures mises en œuvre.


Le Code de Conduite de Sonepar

Le Code de Conduite de Sonepar est le document de référence qui couvre toutes les questions de conformité et d’intégrité au sein du Groupe.Publié pour la première fois en 2017, il a été mis à jour début 2020. La nouvelle version tient compte des dernières évolutions réglementaires et des bonnes pratiques, et repose sur la cartographie des risques de corruption et de trafic d’influence réalisée par Sonepar. Toutes les Régions et fonctions support de Sonepar ont contribué à la rédaction de ce Code de Conduite didactique, approuvé par le Sonepar Executive Group, le Comité d’Audit et le Conseil d’Orientation.Le Code de Conduite énonce les principes et les règles de bonne conduite devant guider les collaborateurs de Sonepar dans chacune de leurs actions, partout et chaque jour.Chaque collaborateur a accès à la version numérique du Code de Conduite, dans sa langue, et en reçoit un exemplaire à son arrivée au sein du Groupe. Pour garantir une compréhension et une conformité maximales, le Code de Conduite est disponible en 20 langues.

Le Code de Conduite Fournisseur

Sonepar exige de ses partenaires qu’ils respectent ses grands principes éthiques. Aussi le Groupe a-t-il défini des standards spécifiques à leur intention dans un Code de Conduite Fournisseurs, et déployé des procédures et des outils visant à évaluer leur intégrité.

Des Politiques et Procédures de Conformité

Afin de garantir l’application des principes et des standards énoncés dans le Code de Conduite de Sonepar, des Politiques et Procédures de Conformité (élaborées au niveau du Groupe et localement) abordent plus en détail divers sujets tels que la concurrence loyale, la prévention de la corruption, la protection de la confidentialité des données ou le respect des réglementations relatives aux embargos et au commerce international.

Le Programme de Conformité de Sonepar

Le Code de Conduite de Sonepar et les politiques et procédures qui y sont liées s’inscrivent dans un Programme de Conformité élaboré au niveau du Groupe, en complément de campagnes de formation et d’information, d’une cartographie des risques, d’un outil de signalement et d’alerte, de procédures d’évaluation des partenaires, ainsi que de procédures en matière de tenue des livres et registres, d’évaluation et d’audit.

Exprimez-vous !

Sonepar a élaboré une politique d’alerte afin de permettre à tous ceux qui ont connaissance de situations ou de comportements dont ils pensent, de bonne foi, qu’ils peuvent constituer une violation du Code de Conduite, du Code de Conduite Fournisseurs ou des Politiques et Procédures de Sonepar et/ou des lois et réglementations applicables, de faire part de leurs préoccupations.

Comment effectuer un signalement ?

Le signalement est de préférence porté à la connaissance du responsable du collaborateur.

Si un collaborateur est mal à l’aise à l’idée de faire part de ses inquiétudes à son supérieur hiérarchique, il peut contacter le service Ressources humaines de Sonepar (au niveau du siège ou au niveau local) ou le Secrétariat Général (groupcompliance(@)sonepar.com).

Un système d’alerte confidentiel a été mis en place pour tout collaborateur qui préférerait effectuer un signalement sans interagir directement avec des membres du personnel de Sonepar, ou pour toute personne extérieure au Groupe. Ce système d’alerte est fourni par un prestataire externe indépendant choisi par Sonepar. Les signalements peuvent être effectués à tout moment, 24 heures sur 24, dans 20 langues.

La plateforme d’alerte est accessible à l’adresse suivante : www.sonepar.com/alert.

Le processus de signalement est crypté et protégé par un mot de passe. La communication avec le lanceur d’alerte s’effectue sur cette plateforme

sécurisée.

Pour plus d’informations sur la Politique d’Alerte de Sonepar, cliquez ici


Une structure dédiée

Le Directeur Juridique et Conformité promeut les principes et les bonnes pratiques énoncés dans le Code de Conduite du Groupe et dans les Politiques et Procédures qui y sont liées, avec l’aide des Directeurs Juridiques régionaux.

Chaque Directeur Général régional est responsable, avec l’aide des directeurs généraux des pays et sociétés opérationnelles, de la mise en œuvre du Programme de Conformité de Sonepar dans la région qui relève de sa responsabilité.

Un réseau mondial de Compliance Champions joue par ailleurs un rôle essentiel en aidant les filiales de Sonepar à mettre en œuvre le Programme de Conformité du Groupe.


Le SILCC : Sonepar International Legal & Compliance Committee

Présidé par le Secrétaire Général, le SILCC se compose de membres chevronnés du Réseau Juridique, Risques et Conformité du Groupe. Le SILCC se réunit physiquement une fois par an ainsi que de façon régulière par audioconférence pour notamment échanger sur les bonnes pratiques, prendre des décisions et assurer le suivi de mise en œuvre du Programme de Conformité du Groupe.

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